Die Fahrtkosten werden von der Krankenkasse übernommen, wenn der Krankentransport im Zusammenhang mit einer Leistung der Krankenkasse aus medizinischen Gründen notwendig ist, vom Arzt verordnet - und durch die Krankenkasse im Vorfeld genehmigt wurde. Die Entscheidung, ob ein Krankentransport aus medizinischen Gründen notwendig ist, trifft der beauftragende Arzt. Dieser stellt dann einen Transportschein aus. Falls die Behandlung nicht vom Hausarzt durchgeführt wird oder per Einweisung / Überweisung an einen Facharzt vermittelt wird, muss eine Genehmigung von der Krankenkasse direkt erfolgen. Diese Genehmigung über Kostenübernahme wird den Patienten vor dem eigentlichen Transport per Brief oder Fax zugesendet. Normalerweise muss der Transportschein bereits vor dem Transport vorliegen und der Besatzung des Krankentransportfahrzeugs übergeben werden. Ausnahmen hiervon betrifft Transporte, die zum behandelten Arzt führen (der im voraus die Ausstellung eines Transportscheines zugesichert hat) oder als Notfall gelten.
